Data Management System Menggunakan Software Zoho Accounting Dengan Studi Kasus Bimbel

Abstrak

Pengelolaan dokumen merupakan suatu hal penting dalam operasional institusi pendidikan, termasuk bimbingan belajar. Penelitian ini mengidentifikasi implementasi sistem manajemen dokumen (Document Management System - DMS) berbasis Zoho CRM di sebuah lembaga bimbingan belajar. Implementasi DMS bertujuan untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen, mengurangi kesalahan dan duplikasi data, serta mempercepat akses informasi bagi staf dan siswa. Proses penelitian yang dilakukan mencakup identifikasi kebutuhan, pemilihan software yang sesuai, pembuatan diagram alir data, serta evaluasi fitur-fitur aplikasi yang digunakan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penggunaan Zoho CRM sebagai DMS mampu mengintegrasikan berbagai fungsi pengelolaan dokumen, memperbaiki komunikasi internal, dan memberikan dampak positif terhadap pengalaman belajar siswa. Selain itu, sistem ini memungkinkan pelacakan alur kerja dan pengelolaan dokumen yang lebih terstruktur dan transparan. Dengan adanya DMS berbasis Zoho, bimbingan belajar dapat mengoptimalkan operasional mereka, meningkatkan kualitas layanan, dan mengelola hubungan dengan siswa secara lebih efektif. Penelitian ini juga mengidentifikasi tantangan utama dalam implementasi sistem manajemen dokumen berbasis Zoho CRM, termasuk penyesuaian sistem dengan proses operasional yang sudah ada, pelatihan staf untuk menggunakan sistem baru, dan integrasi dengan teknologi yang ada. Implementasi ini direkomendasikan untuk diterapkan oleh institusi pendidikan lainnya yang menghadapi tantangan serupa dalam pengelolaan dokumen.